Comment fonctionne une conférence de presse ?

La communication est un élément important pour les différents types d’activités (politiques ou commerciales). Ainsi, les responsables de l’information et de la relation publique utilisent différents canaux, dont la conférence de presse. Cette méthode de communication requiert une certaine organisation et suit un déroulement défini. Découvrez ici comment réussir l’organisation d’une conférence de presse pour tous les journalistes.

Comment se déroule une conférence de presse ?

Au cours des conférences de presse, on désigne généralement un modérateur. Ce dernier a la charge de choisir les intervenants qui vont poser des questions. En outre, il introduit également les orateurs du côté des organisateurs. La conférence débute par une présentation de quelques minutes du contexte. Ces déclarations initiales permettent de décliner la position des organisateurs. Pour ce faire, les organisateurs peuvent se servir de fichiers vidéo, audios ou écrits.

Ces fichiers sont souvent remis aux journalistes pour faciliter leurs rapports sur les évènements. Un communiqué qui synthétise la conférence de presse leur est aussi remis. Les journalistes reçoivent aussi les contacts d’une personne-ressource pour des questions supplémentaires. La conférence de presse peut aussi être organisée sur Internet. Les journalistes disposent dans ce cas d’une application ou d’un logiciel pour participer à l’évènement.

Les conférences de presse sont présidées par le responsable des relations publiques ou le porte-parole de l’entité. Des spécialistes sont aussi conviés à ces rencontres pour les précisions techniques. La durée d’une conférence de presse est généralement déterminée à l’avance. En outre, la présentation est suivie d’une séance de questions-réponses. Le modérateur doit s’assurer que les questions ne sortent pas du domaine prévu dans l’objet de la conférence de presse.

Comment effectuer la préparation d’une conférence de presse ?

Lors du lancement de nouveaux produits ou lors de l’annonce d’une déclaration importante, les équipes de communication organisent des conférences de presse. Les relations publiques se servent de ce moyen pour discuter avec les médias de masse. La conférence de presse représente donc une bonne occasion pour faire la promotion :

• d’une situation nouvelle,
• de nouveaux produits,
• d’un évènement,

La conférence de presse peut aussi servir de support pour apporter des éclaircissements sur une situation donnée. Pour que cette conférence soit réussie, les organisateurs peuvent se servir d’un annuaire pour trouver les contacts des services de presse. Aussi, une conférence de presse doit nécessairement suivre plusieurs étapes.

La programmation

Une conférence de presse peut être programmée plusieurs jours à l’avance. Elle peut être aussi convoquée en quelques heures selon l’urgence de la situation. Elle est un moyen de communication très prisé par les professionnels, car elle permet de réunir un grand nombre de médias tout en canalisant le message à véhiculer.

La planification

La première étape dans la planification d’une conférence de presse est de déterminer son intérêt. En effet, elle doit avoir une importance pour les médias et elle doit être décidée dans un moment adéquat. Le choix du lieu de la conférence de presse est aussi très important. Rappelons que l’objectif d’une conférence de presse est de rassembler plusieurs journalistes au même endroit, mais surtout au même moment. Ainsi, la date choisie et l’endroit doivent convenir à tous.

La localisation

Le lieu où se tiendra la conférence de presse doit être accessible pour permettre à un maximum de journalistes d’y être. Aussi, il doit disposer d’installations adaptées avec les équipements adéquats. Cela permettra aux journalistes de faire leurs couvertures convenablement.